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工程索赔管理探讨






/李占巧 王秀册 王 斌

索赔是承包商弥补和降低风险的重要手段,是工程承包合同管理的重要内容,是工程造价管理的重要手段,是维护施工合同双方合法利益的一项根本性管理措施。工程承包是一项复杂的系统工程,它持续周期长、可变因素多,在实施过程中可能会遇到各种各样的问题,有些问题可能在合同中未能得到全面的反映,需要采取工程索赔的方式进行处理,但是一些施工企业由于受传统模式影响,存在不敢索赔不会索赔的现象,有待进一步提高认识,加强管理。如何进行索赔,应从以下几方面入手:

一、要正确认识和高度重视索赔工作

索赔是指在合同履行过程中,对由于对方责任造成的实际损失向对方提出补偿的要求。索赔是工程承包中经常发生的正常现象,由于施工现场条件、气候条件的变化,施工进度、物价的变化,以及合同条款、规范、标准文件和施工图纸的变更、差异、延误等因素的影响,使得工程承包中不可避免地出现索赔。索赔是业主与承包商之间经常发生的管理业务,是双方合作的方式,性质属于经济补偿行为,并非带有惩罚性,索赔的损失结果与被索赔人的行为并不一定存在法律上的因果关系。

随着世界经济形势的不断变化和国内改革的不断深入,国内外工程承包市场的竞争日益加剧,施工利润逐年下降,低价微利和保本得标的现象屡见不鲜。面对强手林立的市场,要夺标,首先要有一个具有竞争力的商务报价,不能设想在报价时把各种因素、各类系数都考虑的非常充足,按自身条件要求去获得项目。因此,所报价格一般都有一定的风险。要把风险降到最低,一是要把好合同谈判和签订关,对未确定因素保持协商调整的弹性,避免合同中写进不公平或不利于自己的争端解决条款;二要靠项目执行过程中的管理,其中索赔就是一项极为重要的管理。聪明的承包商为保护自己的利益,都十分重视工程索赔,以求自己的合法权益能得到保障并取得最大利润。在国际工程承包市场中,工程索赔作为合同管理的一部分,是一项极其重要、既严格又细致的工作,它甚至能直接影响到合同执行的成败。据有关统计资料,国际承包工程中的施工索赔额一般可达到合同价的10%左右,个别最高索赔额达到合同价的50%以上,可见工程索赔对工程施工经济效益的影响和作用之大。国内自从改革开放以后,工程项目的施工普遍实行了业主责任制、建设监理制和招标合同承包制三位一体的管理体制,为施工企业在工程项目的施工管理中依据合同和有关法律开展工程施工索赔创造了条件。但是,由于受我国传统工程管理模式的影响,我们对索赔管理一是不规范、二是不重视、三是工作粗放,有待进一步提高认识,加强管理。

二、坚持按索赔处理的原则和程序办事

索赔处理的原则,一是必须以合同为依据。由于合同文件内容相当广泛,有时会自相矛盾或不一致。对此,除合同另有约定外,其组成和解释顺序依次为:合同协议书、中标通知书、投标书及其附件、合同专用条款、合同通用条款、标准、规范及有关技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书。二是要及时处理索赔。单项索赔初期,事件单一明了,处理起来相对简单,容易解决,而且能及时得到支付。到后期综合索赔时,多项索赔互相影响和制约,会使矛盾复杂化,加大了处理难度。将问题搁置,单项工程的索赔积累下来,影响承包方的资金周转,甚至会影响工程进度。三是加强索赔的前瞻性。在项目实施过程中,应对可能引起的索赔有所预测,避免过多索赔事件的发生,减轻承包商的压力,避免由于工程返工等造成的工程成本上升。

索赔工作要按合同规定的程序进行,合同没有专门约定时,一般应按以下程序处理:一是进行事件调查,对事件进行详细了解,掌握索赔证据;二是对事件原因进行分析,并判断其责任应由谁承担,并分析对方承担责任的可能性;三是对事件的损失进行调查和计算;四是在合同规定的时间内,向对方发出要求索赔的通知和索赔报告,提出索赔要求和支持要求的有关证据;五是通过双方谈判,或请专家调解裁决或提交仲裁,使索赔事件得到最终解决。

三、做好索赔的基础工作

索赔是业务性很强、基础工作很细的工作,必须认真研究合同,了解合同约定的赔偿范围、条件和方法,严格进行合同管理,为索赔提供充分的依据、论据和数据,重点做好索赔证据的搜集整理和索赔文件的编写工作。

索赔事件确立的前提条件就是必须有正当的索赔理由,且有索赔事件发生时的有效证据。索赔证据除要具备真实性、全面性、关联性、及时性外,还必须具有法律证明效力。证据必须是书面文件,有关记录、协议、纪要必须是双方签署;工程中的重大事件、特殊情况的记录、统计必须由工程师签证认可。索赔证据需要在平时积累,要对施工现场进行全面了解并搜集相关的资料,包括:招标文件、合同标书、工地会议记录、各种施工进度表、工程日志、建筑师和工程师的口头指示记录(要以书面形式报工程师认可)、抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、工程照片、工人工资与薪金单据、材料物资购买单据、工程会计资料等。尤其各种异常情况记录是索赔的有力证据,是索赔资料搜集工作的重点,要求做到时间准确无误,受影响的工作情况清楚明了。

索赔文件是承包商向业主索赔的正式书面材料。索赔文件的编写要注意以下几个问题:一是索赔事件要真实、证据确凿,叙述清楚明确,避免使用“可能”、“也许”等估计猜测性语言,影响说服力;二是计算索赔值要合理、准确,详细列出计算的依据、方法、结果;三是责任分析要直接、清楚,不能含糊,明确指出对方所负责任。四是要强调事件的不可预见性和突发性,并且说明己方不可能有准备,也无法预防,并且已经尽了最大努力;五是文件用语尽量婉转,避免使用强硬、尖刻的语言。

四、注重索赔技巧

注重索赔技巧是索赔取得成功的重要因素。索赔技巧是多方面的,常用的技巧有:一是善于利用事故因素,变被动为主动,积极创造索赔条件。比如碰到影响正常施工的客观情况,不少承包商常常消极等待对方解决困难,或者发牢骚、提抗议,于事无补。积极的办法是利用不利因素改变不利环境,可以要求对方下达停工令,以此作为经济索赔及工期索赔工作的法律依据;二是及时提交索赔详细清单和依据。坚持做好施工日志,随时交工程师认可和签字,每日发生的事件均记录在案。每月整理并提交索赔报告,所列事件均有理有据,避免一次算总账给对方造成刺激,也不会给人借机敲诈的印象;三是善于利用有利时机索赔。充分利用知己知彼原则,先让对方意识到严重后果,再提出对方无法拒绝的索赔要求,做到有理有据有节。如总包商供货拖期,迫切希望施工承包商采取有效措施,加快工程进度,减少损失,这个时候提出索赔最容易解决;四是善于以己之长克人之短,抓住对方弱点,发挥自己优势。如针对对方理亏心虚,提出要诉诸仲裁,先从气势上压倒对方,有利于问题的协商解决;五是善于处理合同当事人的关系,柔中有刚。在原则问题上态度坚决,毫不退让,但也要注意方法,既不能一味迁就,也不要无休止的索要,办事留有余地。在索赔谈判中,要具有较好的人格魅力,不卑不亢,给对方一种信任感,不能单靠能言善辩。还要注意对方的处境,要理解对方的难处和苦衷,善解人意,这样做,有时往往能取得很好效果。

五、积极预防反索赔

在索赔的同时,要充分估计到对方反索赔,并提前做好应对准备。一是认真编写索赔报告,做到真实、全面、准确、及时、有效,令人信服,经得起推敲。二是要充分收集可供对方审核并防止对方反索赔的有关证明文件和材料。三是可以提出一批理由并不完全充分的或者比较苛刻的索赔申请,用以抵御反索赔。

总之,工程索赔是合同管理的重要环节,也是项目管理的重要内容,是承包商赢取利润的重要手段,必须给予高度重视。索赔又是一项复杂的、系统性很强的工作,我们必须在项目实施过程中依合同、重证据、讲技巧、树信誉,踏踏实实的做好合同管理基础工作,严格按程序办事,才能真正把索赔工作处理好,切实维护自己的正当权益。

 

作者单位:李占巧 王秀册 河北工业职业技术学院材料工程系

  斌 河北师范大学



来源:中国市场杂志社 发布时间:2007-08-16 点击:



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